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mayo 17, 2018 | By

Encontrando el sistema de teléfono correcto para la oficina

¿Busca un sistema de teléfono para la oficina?

«Puede tener cualquier color, siempre y cuando sea negro»

—Henry Ford

Durante décadas, fue: «¿Desea un sistema de línea tradicional, un sistema de línea tradicional o un sistema de línea tradicional?» Sí, había muchos proveedores para elegir, pero solo había una opción para la tecnología de telecomunicaciones: teléfonos fijos.

Pero hoy en día, responder a la pregunta «¿qué sistema de teléfono de oficina desea?» Se ha vuelto más abrumador. Ahora hay muchas alternativas a las líneas fijas. Escuchará términos como «Sistemas locales», «VoIP», «VoIP alojado», «Nube» y «UCaaS».

Seleccionar un sistema telefónico de oficina es una decisión importante porque afectará a su compañía en términos de costo y características. Pero no se preocupe Este artículo lo ayudará a conocer el lenguaje y evitar errores. Describiremos todos los pasos importantes para encontrar el sistema de teléfono de oficina perfecto para su empresa.

#1. Conozca su situación actual

Primero, deberá hacer una evaluación de su sistema telefónico actual. Una buena manera de hacerlo es haciendo preguntas reflexivas a usted y sus empleados.

● ¿Qué está funcionando?

● ¿Qué no funciona?

● ¿Qué necesidades tendrá que llenar un nuevo sistema?

● ¿Estamos buscando solo un sistema telefónico? ¿O estamos buscando una solución integral? (Como video, centro de contacto, conferencia, chat, texto / SMS, integración de escritorio, integración de CRM compatible, etc.)

● ¿Qué tan importante es la movilidad de los empleados?

#2. Conozca sus opciones

Una vez que descubre lo que quiere en un sistema telefónico, debe considerar las diferentes opciones. Hoy se ofrecen cuatro sistemas básicos de telefonía de oficina:

● En las instalaciones: durante décadas, las soluciones en las instalaciones sirvieron como la opción predeterminada para los sistemas de telefonía empresarial. Un sistema local (o «heredado») es aquel en el que su empresa adquiere el equipo del sistema (incluidos servidores, conmutadores, etc.) y lo aloja en la ubicación de su oficina. Entonces usted es responsable de su mantenimiento, así como de cualquier mantenimiento o actualización.

● VoIP. La tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) transmite llamadas a través de Internet (en lugar de las líneas telefónicas tradicionales). Las empresas pueden comprar un sistema de VoIP local.

● VoIP alojado Un sistema de teléfono VoIP alojado renuncia a la mayoría de los equipos en el sitio. El proveedor «aloja» -o mantiene y actualiza- el hardware y el software necesarios fuera del sitio, entregando la conectividad de voz de forma remota.

● Híbrido. Muchas empresas combinan su sistema in sitio con un servicio de VoIP basado en la nube. Es un paso de transición que generalmente ocurre cuando una empresa desea mantener su inversión en un sistema local existente y disfrutar de algunas ventajas basadas en la nube.

#3. Compare sus opciones

Ahora que conoce las definiciones básicas de un sistema de teléfono local, VoIP, VoIP alojado e híbrido, debe evaluar qué opción es la mejor. Deberá considerar muchas cosas.

Costo

Cuando selecciona un sistema de teléfono, usted determina el costo del costo inicial y la previsibilidad de sus gastos recurrentes.
Debe darse cuenta de que el costo real no siempre es el monto en pesos anunciado en un sitio web. Es por eso que es importante hacer un análisis del Costo Total de Propiedad (TCO). La solución de nube híbrida suele ser la solución más cara de las cuatro opciones. Y aquí hay una comparación de TCO en profundidad entre un PBX heredado y VoIP alojado. Bastante interesante, concluye que son comparables.

Aunque el costo de un sistema PBX es aproximadamente el mismo que el de una solución en la nube VoIP, existen diferencias en cuanto a cuándo se gasta ese dinero.
¿Quieres gastar mucho dinero por adelantado? Con un sistema localmente y / o VoIP, los costos iniciales son altos porque es una inversión comprar todo ese equipo. La solución de nube híbrida suele ser la más cara, ya que combina los costos iniciales del sistema local con las suscripciones mensuales que se obtienen con un servicio basado en la nube. Con VoIP en la nube, los costos iniciales son significativamente más bajos.

¿Quieres pagos predecibles? Como posee el equipo de soluciones locales, VoIP e híbridas en la nube, tendrá tarifas de mantenimiento. Y esas tarifas de mantenimiento son impredecibles. Pero con una solución en la nube VoIP, sus gastos son predecibles porque simplemente recibe una tarifa de suscripción mensual. (No posee el equipo, por lo que no necesita pagar por el mantenimiento).

Seguridad

Cuando selecciona un sistema telefónico, está asignando responsabilidades de seguridad.
En la actualidad, abordar las amenazas de ciberseguridad es imprescindible. Y puede ayudar a su equipo de TI a gestionar esto mediante la contratación de responsabilidades de seguridad, o puede hacerlo más difícil al agregar responsabilidades de seguridad a su ámbito. Si selecciona un sistema local y / o VoIP, su empresa heredará más responsabilidades de seguridad. Pero si selecciona telefonía VoIP en la nube y sistemas híbridos en la nube, su TI no heredará las responsabilidades de seguridad de sus telecomunicaciones. La seguridad es responsabilidad de su proveedor.

Caracteristicas

Cuando selecciona un sistema de teléfono, usted determina qué tan fácil es acceder a las nuevas funciones.
Sistemas locales y VoIP a menudo limita su acceso a funciones. Debido a que su empresa compró y posee el equipo, necesitará actualizaciones de equipo y software para acceder a nuevas funciones.

El acceso híbrido en la nube a menudo sus funciones son limitadas porque tanto el equipo en el sitio como el software deben ser compatibles y actualizados, e incluso entonces, el sistema a menudo no puede adaptarse para aceptar las opciones más actualizadas. Los proveedores de VoIP hospedados a veces ofrecen una solución híbrida, pero advierten a sus clientes que no tendrán acceso a todas las características de la nube disponibles.

Los sistemas VoIP en la nube tienen un acceso más fácil a las funciones más avanzadas porque el proveedor actualiza los sistemas fuera del sitio del cliente.

Escalabilidad

Cuando selecciona un sistema de teléfono de oficina, usted determina qué tan fácil es escalar.

Los Sistemas locales son difíciles de escalar porque requieren equipo adicional y una configuración del sistema que requiere mucho tiempo. Las soluciones VoIP locales y en la nube híbrida son un problema menor porque es fácil escalar el crecimiento en el sitio. Pero estos sistemas requieren dinero y tiempo si necesita agregar ubicaciones. La telefonía en la nube es el más fácil para crecer localmente y agregar nuevas ubicaciones. Es más fácil agregar nuevas ubicaciones porque un sistema ya tiene capacidad para agregar nuevas ubicaciones.

Costo

Sistema local – Costos iniciales altos, contratos de mantenimiento, licenciamiento, etc.

Sistema loca IP – Costos iniciales altos con mensualidades de servicios relativamente bajos.

Telefonía en la nube – Baja o no inversion inicial. Gastos fijos que son predecibles.

Híbrido en la nube – Costos operativos y de inversión altos, más gastos mensuales de servicio en la nube.

Cambios/Flexibilidad

Sistema local – Certificaciones y entrenamiento técnico requerido para hacer cambios.

Sistema loca IP – Fácil de configuracion, pero aún se necesita de conocimiento técnico.

Telefonía en la nube – Cambios en tiempo real que no necesitan conocimiento técnico.

Híbrido en la nube – Los cambios se hacen por medio de un portal en línea.

Seguridad

Sistema local – Usted se encarga de su propia seguridad.

Sistema loca IP – Usted es dueño del sistema, así que es responsable de la seguridad.

Telefonía en la nube – El proveedor es responsable de la seguridad.

Híbrido en la nube – El proveedor se encarga de la seguridad en la nube.

Acceso a características

Sistema local – Al volverse obsoletos las características simplemente se vuelven anticuadas.

Sistema loca IP – Require equipo y software que debe ser comprado y configurado por usted mismo.

Telefonía en la nube – El proveedor hace las actualizaciones fuera de su sitio y usted simplemente las tiene disponibles y las aprovecha.

Híbrido en la nube – La edad de su sistema local, limitara las características que pueda tener en la nube.

Escalabilidad

Sistema local – Requiere equipo adicional y mucho tiempo de configuración.

Sistema loca IP – EL sistema local puede ser fácil de crecer, pero agregar nuevas ubicaciones requiere un sistema separado.

Telefonía en la nube – Facil de crecer. Un solo sistema le brinda todas las opciones necesarias.

Híbrido en la nube – Facil de escalar localmente. Múltiples ubicaciones requiere sistemas adicionales.

Continuidad del negocio

Sistema local – Inaccesibilidad o sistemas dañas evita poder seguir operando.

Sistema loca IP – Inaccesibilidad evita poder tener acceso a las funciones del sistema.

Telefonía en la nube  – Acceso remoto ya es parte de sistema. El sistema se puede configurar para desbordar llamadas a números externos.

Híbrido en la nube – Algunas funciones remotas, pero si el sistema local se daña, también lo hará el sistema completo.

#4. Elige un sistema

Después de comparar los cuatro tipos diferentes de sistemas telefónicos, debe poder concluir qué sistema telefónico es el mejor para su compañía. Este es el secreto:
La pregunta es, qué sistema de teléfono de la oficina debe comprar, sino cuándo debe comprar una solución telefónica en la nube.

Por el mismo costo, la telefonía en la nube eliminará el estrés de los costos iniciales y los impredecibles costos de mantenimiento. También le ahorrará el dolor de cabeza y los recursos de responsabilidades de seguridad adicionales y actualizaciones del sistema para acceder a nuevas funciones.

La telefonía en la nube también supera a las otras soluciones tecnológicamente. Aferrarse a un sistema local heredado es como aferrarse a la tecnología obstaculizada de su antigua colección de VHS.

Aunque la telefonía en la nube es el objetivo, hoy puede que no sea el mejor momento para dar ese salto. Si acaba de invertir cientos de miles de dólares en un sistema PBX local en los últimos dos años, continúe usándolo hasta que se agote. Cuando sea el momento adecuado (cuando el sistema esté desactualizado, fallando y cayendo a pedazos), cambie a telefonía en la nube. Si desea realizar la transición lentamente, cree un puente de transición con un sistema híbrido de telefonía en la nube. Sin embargo, tenga en cuenta que si bien esto es popular y suena como una buena transición, a menudo es la opción más cara. Es un monstruo de Frankenstein en lo que respecta a las telecomunicaciones.

Seleccionar un proveedor de telecomunicaciones

Ahora que ha decidido utilizar un sistema telefónico de oficina, necesita encontrar el mejor proveedor. Esta es otra decisión importante, y hay docenas de proveedores para examinar. Si está listo para pasar al siguiente paso, acceda a nuestro libro electrónico de la Guía del comprador para sistemas en la nube. Incluye más detalles sobre lo que se trata en este artículo, describe los pasos para encontrar los mejores proveedores e incluso incluye una excelente plantilla para las comparaciones de proveedores.


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